İzometri/Çelebi: Belge hacmi büyürken iş yükünü azaltmak mümkün

İzometri Kurucu CEO'su Esen Uğur Çelebi, kurumların belge süreçlerini değerlendirirken tek tek küçük görünen ancak sürekli tekrarlanan işlemlerin toplam etkisine bakılması gerektiğini belirtti.

ForInvest Haber'e gönderilen açıklama şöyle:

"Bir sözleşmenin imza için basılması ve gönderilmesi çoğu kurumda rutin bir işlem olarak görülüyor. Ancak baskı, çoğaltma, kargo ve takip adımları bir araya geldiğinde, bu rutin süreç kurumlar için ciddi bir görünmeyen maliyete dönüşebiliyor. İzometri'nin İzOnay platformunda bugüne dek imzalanan 2 milyonu aşkın belge, tek yaprak varsayımıyla 10 ton kâğıda karşılık geliyor. Bu da yaklaşık 264 ağaç eşdeğeri demek. Ayda 100 sözleşmenin hazırlandığı, her sözleşme için iki fiziksel gönderi yapıldığı ve gönderi başına 300 TL maliyet varsayıldığı örnek senaryoda yıllık kargo gideri 720 bin TL'ye ulaşabiliyor. İzometri, bu maliyetin kâğıt ve kargoyla sınırlı kalmadığını; çalışanların hazırlama, gönderim, takip ve arşivleme için harcadığı zamanın da hesaba katılması gerektiğini vurguluyor.

Dijital ortamda hazırlanan ve tarafların görüşleriyle son halini alan bir sözleşme, birçok kurumda imza aşamasında hâlâ fiziksel evraka dönüşebiliyor. Taraflar için ayrı nüshalar hazırlanıyor, belgeler imzaya sunuluyor ve adresler arasında gönderiliyor. İmzalar tamamlandığında sözleşme yeniden taranarak kurumsal sisteme aktarılırken fiziksel nüshalar da dosyalanıyor. Elektronik ortamda başlayan sürecin fiziksel olarak tamamlanması; kâğıt ve baskının yanı sıra gönderim, takip ve arşivleme yükünü de beraberinde getiriyor.

İmza süreçlerini uçtan uca dijitalleştiren İzOnay'ın bugüne kadarki kullanım hacmi, fiziksel belge süreçlerinin ölçeğini somutlaştırıyor. Platform üzerinden bugüne dek imzalanan 2 milyonu aşkın belge için tek yaprak varsayımıyla hesaplanan kâğıt miktarı yaklaşık 10 tona ulaşıyor. Environmental Paper Network'ün yayımladığı hesaplama yaklaşımı temel alındığında bu miktar yaklaşık 264 ağaç eşdeğerine denk geliyor.* Çok sayfalı sözleşmeler ve birden fazla nüsha gerektiren işlemler düşünüldüğünde fiziksel baskı ihtiyacı daha da artabiliyor.

Ayda 100 sözleşmede kargo maliyeti yılda 720 bin TL'ye ulaşabiliyor. Benzer bir fiziksel süreç tek bir kurumun yıllık işleyişi üzerinden örneklendirildiğinde, bütçe üzerindeki etkisi daha görünür hale geliyor. Örneğin, ayda 100 sözleşme hazırlayan bir kurumda, her sözleşmenin 10 sayfa ve iki nüsha halinde tek yüzlü basıldığı senaryoda yılda 24 bin yaprak kağıt kullanılması gerekiyor.

Aynı senaryoda, sözleşmenin karşı tarafa gönderildiği ve imzalı nüshanın ayrı bir gönderiyle geri döndüğü varsayıldığında, her sözleşme için iki fiziksel gönderi yapılmasına ihtiyaç duyuluyor. Bu senaryoda, İstanbul içi gönderiler için gönderi başına 300 TL maliyet hesabıyla yıllık kargo gideri 720 bin TL'ye ulaşıyor. Kurumun gönderim koşullarına göre değişebilen bu örnek tutara kâğıt, baskı ve fiziksel arşiv giderleri ise dahil değil.

Fiziksel imza ve onay süreçleri kurumların zamanını da alıyor. Çıktıları hazırlamak, imzalı nüshaları eşleştirmek, gönderileri yapmak ve teslimatı takip etmek günlük işlerin arasına ekleniyor. Eksik nüsha veya imza nedeniyle yeniden işlem gerektiğinde hem iş yükü hem de süreçteki adım sayısı artıyor.

İmza süreci baştan sona dijital ortamda ilerleyebiliyor
İzOnay, kurum içindeki yetkililerin ve dış imzacıların aynı belge sürecine dijital ortamda katılmasını sağlıyor. Farklı lokasyonlardaki kişiler belgelerini elektronik imza veya mobil imzayla imzalayabiliyor. Böylece elektronik imzanın kullanıldığı bu süreçlerde, nüsha basma ve belgeleri adresler arasında taşıma ihtiyacı ortadan kalkabiliyor.

Tamamlanan belgeler kurumun kullandığı mevcut sistemlere, e-posta veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adreslerine aktarılabiliyor. Dijital arşiv sayesinde sözleşmelere daha sonra İzOnay üzerinden erişilebiliyor. İmza, iletim ve arşiv adımlarının birbirine bağlanması, çalışanların belgeleri yeniden tarayarak farklı sistemlere taşıma ya da fiziksel dosyalarda arama ihtiyacını azaltıyor.

"Belge hacmi büyürken iş yükünü azaltmak mümkün"

İzometri Kurucu CEO'su Esen Uğur Çelebi, kurumların belge süreçlerini değerlendirirken tek tek küçük görünen ancak sürekli tekrarlanan işlemlerin toplam etkisine bakılması gerektiğini belirterek şunları söylüyor: "Günlük iş akışı içinde bir sözleşmenin çıktısını almak, imza yetkilisine ulaştırmak ya da kargoya vermek küçük bir işlem gibi görünebilir. Ancak aynı adımlar yüzlerce, hatta binlerce belge için tekrarlandığında kurumlar açısından ciddi bir maliyet ve operasyon yükü ortaya çıkıyor. Üstelik imza yetkilisinin ofis dışında olması, seyahatte bulunması ya da belgeye fiziksel olarak erişememesi süreçlerin uzamasına neden olabiliyor. İzOnay ile imza, onay, iletim ve arşivleme adımlarını tek bir dijital akışta bir araya getiriyoruz. Kullanıcılar bulundukları yerden, mobil cihazları üzerinden de süreçlerini takip edebiliyor ve gerekli işlemleri gerçekleştirebiliyor. Böylece kurumlar belge hacmi artsa dahi kâğıt, gönderim ve fiziksel evrak operasyonlarını azaltırken imza ve onay süreçlerinin kişilerin fiziksel olarak aynı ortamda bulunmasına bağlı kalmasının da önüne geçebiliyor."

ForInvest Haber